Associate Manager of Studio Producers // Chef adjoint du personnel de production du studio

Reporting to the Manager of Planning and Producing, the Associate Manager of Studio Producers leads a team of Producers and Associate Producers to manage the overall intake, prioritization, delegation, and completion of work for our best-in-class Studio, ensuring deliverables are on time and on budget. He/She facilitates cross-functional communication and collaboration to ensure production teams are focused on achieving performance objectives, both in quantity and quality. The Associate Manager of Studio Producers will work closely with the Manager of Planning and Producing and the Planning Analyst to understand the overall budget, on a set, seasonal or project basis. This role works closely with all roles in the Studio, requiring a highly collaborative style and the ability to influence and motivate to drive performance results.

RESPONSIBILITIES

Producing - 40% 

  • Manage production and prioritization of all Studio deliverables, including content for e-commerce, marketing, editorial, brand development and ad hoc projects
  • Oversee the delegation of work to Producers, Associate Producers, Content and Localization, and Visual Production teams to ensure all timelines, launch dates and website upload daily targets are met as per the agreed upon quality, SSENSE identity, and brand guidelines
  • Ensure the completeness of Studio brief templates with all stakeholders, for any initiatives outside of e-commerce content
  • Provide recommendations to approve or reject projects, requests or briefs based on budget, capacity and ability 
  • Ensure all relevant resources, including Producers, Associate Producers, Content & Localization, Art Direction, and Visual Production, have a complete understanding of objectives and requirements of approved projects, requests or briefs
  • Work closely with the Planning Analyst and all Studio leadership to ensure production is within budget
  • Clearly communicate project status and issues on a regular basis to the Studio leadership team
  • Mitigate risks and implement contingency plans by determining which compromises should be made between time, quality and budget

Continuous Improvement & Growth Support - 20%

  • Proactively make recommendations to the Manager of Planning and Producing, analyzing metrics and KPIs to optimize cost effectiveness and time-to-list
  • Nurture operational best practices and cross-departmental collaboration by instilling a continuous improvement culture, project management knowledge and clear decision-making framework
  • Evaluate workload and time and motion of production teams on a regular basis, with support from Studio leadership, adjusting production schedules accordingly
  • Manage stakeholders until completion of Studio deliverables, partnering and collaborating with internal and external stakeholders to anticipate, prevent and solve any roadblocks
  • Translate all Studio strategic and growth initiatives into operational requirements as an input to the capacity and resource plans

People Leadership & Development - 40% 

  • Lead hiring efforts, conduct interviews, and build testing frameworks to attract and retain top talent
  • Recruit, manage and maintain a high-caliber roster of freelancers that are used in peak production times to supplement full-time staff
  • Provide mentorship and development opportunities to team members, catalyzing growth through coaching and team building
  • Hold weekly one-on-ones, conduct performance reviews, analyze individual KPIs and assess promotion readiness to help each contributor evolve in their roles
  • Ensure team mobilization by regularly gauging team spirit and implementing appropriate means to create a work environment that fosters healthy communication, collaboration and productivity
  • Oversee the on-boarding and training programs for all levels of our team

REQUIREMENTS

  • Bachelor’s degree in Fashion Marketing, Business Administration, Project Management, or related experience
  • 3 years coordination or logistics experience within a fashion or e-commerce environment
  • A minimum of 3 years in a management position with direct reports
  • Proficient in Microsoft Office Suite
  • Good understanding about performance metrics, content production process and online merchandising tactics
  • Open to working evenings and weekends
  • Strong understanding of scheduling and tracking with asset and project management tools
  • Strong written and verbal communication skills in both English and French

SKILLS

  • Ability to juggle multiple projects and work effectively to meet deadlines within a fast-paced environment
  • Influential leadership
  • Comfortable presenting production road map, projects documents, etc. to diverse audiences
  • Highly analytical with excellent problem-solving skills
  • Ability to assess risks and set out contingency plans
  • Strong time management skills, highly organized and self-motivated
  • Collaborative attitude with the ability to work well with multiples disciplines team
  • Ability to prioritize, plan, and delegate tasks

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Sous la responsabilité du Gestionnaire de la planification et de la production, le Gestionnaire adjoint du personnel de production du studio dirigera une équipe de Producteurs et de Producteurs adjoints dans la gestion de l’ensemble du flux, des priorités, de la délégation et de l’exécution du travail au sein de notre studio à haut rendement, pour garantir l’atteinte des résultats attendus et le respect des délais et du budget. La personne titulaire du poste favorisera une communication et une collaboration interfonctionnelles, pour veiller à ce que les équipes de production priorisent l’atteinte des objectifs de performance, tant qualitatifs que quantitatifs. Le Gestionnaire adjoint du personnel du studio collaborera étroitement avec le Gestionnaire de la planification et de la production et l’Analyste de la planification pour comprendre le budget général en fonction des plateaux, des saisons et des projets. La personne en poste coopérera de près avec l’ensemble du personnel du studio, ce qui requerra un excellent sens de la collaboration et une capacité à influencer et à motiver ses pairs pour accroître le rendement.

RESPONSABILITÉS

Production - 40%

  • Gérer la production et l’ordre de priorité de tous les projets du studio, tels que le contenu e-commerce, le marketing, les éditoriaux, le développement de marque et les projets ad hoc
  • Superviser la délégation de tâches aux équipes de Producteurs, de Producteurs adjoints, de Contenu et localisation, et de Production visuelle pour veiller au respect des échéanciers, des dates de lancement et des cibles quotidiennes de téléchargement sur le site, conformément aux critères de qualité, à l’identité et aux lignes directrices SSENSE
  • Voir à l’exécution complète des modèles de projets du studio avec l’ensemble des parties prenantes pour toute initiative externe au contenu e-commerce 
  • Formuler des recommandations d’approbation ou de rejet des projets et demandes, en fonction du budget, des capacités et des habiletés
  • S’assurer que toutes les parties concernées, notamment les équipes de Producteurs, de Producteurs adjoints, de Contenu et localisation, de Direction artistique et de Production visuelle comprennent l’ensemble des exigences et des objectifs liés aux projets, requêtes et dossiers approuvés
  • Travailler étroitement avec l’Analyste de planification et l’ensemble de la direction du studio pour garantir la rentabilité de la production
  • Communiquer clairement et régulièrement le statut des projets et les enjeux associés à la direction du studio
  • Réduire les risques et implanter des plans d’urgence en déterminant l’axe - temporel, qualitatif ou budgétaire - des compromis à réaliser

Amélioration continue et soutien de la croissance - 20%

  • Adopter une attitude proactive auprès du Gestionnaire de la planification et de la production en proposant des suggestions fondées sur l’analyse des échelles et indicateurs clés de performance (ICP) et visant à l’optimisation du rapport coût-efficacité et du temps de traitement allant de la réception des produits à l’affichage en ligne
  • Favoriser des pratiques opérationnelles optimales et encourager la collaboration entre les départements en stimulant une culture d'amélioration continue, les connaissances en terme de gestion de projets et une structure claire pour la prise de décisions 
  • Évaluer la charge de travail ainsi que le temps et la production des équipes de production sur une base régulière, avec le soutien de l’équipe de direction du studio, puis ajuster les horaires de production en conséquence 
  • Gérer les parties prenantes jusqu’à la réalisation des livrables du studio, collaborant avec les parties prenantes internes et externes afin d’anticiper, prévenir et résoudre tout obstacle   
  • Traduire toutes les initiatives stratégiques et de croissance du studio en exigences opérationnelles pour inclusion dans la planification des capacités et des ressources  

Gestion et développement du personnel - 40% 

  • Prendre en charge les efforts de recrutement, la tenue d’entrevues et l’élaboration de cadres d’évaluation dans le but d’attirer et de retenir les meilleurs talents
  • Recruter, gérer et maintenir une banque de pigistes de haut calibre afin de suppléer au personnel à temps plein en période de forte production
  • Offrir du mentorat et des opportunités de développements aux membres de l’équipe, en encourageant la croissance via des activités d’encadrement et de consolidation d’équipe
  • Organiser des rencontres individuelles hebdomadaires, mener des évaluations de rendement, analyser les indicateurs de performance clés individuels et évaluer les compétences en vue d’une promotion, de manière à aider chaque collaborateur à évoluer au sein de son poste
  • Favoriser la mobilisation d’équipe en mesurant régulièrement l’esprit d’équipe et en implantant des mesures adaptées afin de créer un environnement de travail propice à la communication saine, à la collaboration et à la productivité
  • Concevoir les programmes d’accueil et de formation destinés aux employés évoluant à tous les niveaux de l’équipe

EXIGENCES

  • Baccalauréat en Commercialisation de la mode, Administration des affaires, Gestion de projets; ou une expérience connexe
  • Une expérience de 3 années en coordination ou logistique au sein d’un environnement de mode ou de commerce numérique
  • Un minimum de 3 années dans un poste de gestion directe d’employés
  • Maîtrise de la suite Microsoft Office
  • Bonne compréhension des indicateurs de rendement, des processus de production de contenu et des stratégies de marchandisage numérique
  • Disponibilité pour des horaires de travail le soir et le week-end
  • Compréhension approfondie de la planification et du suivi au moyen d’outils de gestion d’actifs et de projets
  • Excellentes habiletés de communication écrite et orale en anglais et en français

COMPÉTENCES

  • Habileté à mener de front plusieurs projets efficacement, en respectant les échéanciers au sein d’un environnement au rythme accéléré
  • Qualité de leadership et pouvoir d’influence
  • Aisance à présenter des feuilles de route, des descriptifs de projet et autres à divers publics
  • Esprit hautement analytique et fortes aptitudes en résolution de problèmes
  • Capacité à mesurer les risques et à concevoir des plans d’urgence
  • Excellente gestion du temps, sens de l’organisation, motivation et autonomie
  • Attitude collaborative et habileté à travailler efficacement avec des équipes multidisciplinaires
  • Capacité à prioriser, planifier et déléguer des tâches

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