Senior Payroll and Benefits Specialist // Spécialiste principal de la paie et des avantages sociaux

Reporting to the Human Resources Operations Manager, the Senior Payroll and Benefits Specialist will oversee all aspects of payroll and benefit administration, including ensuring compliance and auditing of the Human Resource Information System and all payroll, benefits and year-end activities. They will also be responsible for the development and implementation of appropriate payroll and benefits policies and procedures, while ensuring that processes are executed appropriately and in a timely manner. The ideal candidate demonstrates sound independent judgment and is at ease interfacing with employees at all levels of the organization. 

RESPONSIBILITIES
Payroll Administration

  • Lead payroll operations including ensuring timely and accurate processing of payroll entries, records of employment, reconciliations, and registries
  • Reconcile payroll results and perform audit checks to ensure payroll accuracy
  • Perform quarterly balancing of year-end totals and conduct year-end balancing
  • Support the HR and Finance teams in ensuring adherence to payroll and benefits budgets, as well as labor cost considerations
  • Prepare and remit withholdings and any necessary reporting to appropriate third parties
  • Develop and implement appropriate payroll related policies and processes to ensure data integrity and compliance
  • Drive innovative solutions related to process, operations, and policies to fully leverage payroll services
  • Audit the work of the Payroll Specialist and mentor other team members on payroll matters

Benefits Administration

  • Liaise with external consultants and oversee the administration and auditing of all related programs
  • Ensure accuracy of all benefits-related entry into the payroll system
  • Perform quarterly reconciliation of all employee benefits, including Group Insurance, voluntary retirement savings plan, clothing allowance, etc.
  • Provide support for employee inquiries regarding benefits eligibility, claims and participation
  • Oversee and manage benefits billing and reconciliation

Human Resources Information System (ADP)

  • Responsible for the accuracy of the Human Resources Information System (ADP) platform and audit of employee data
  • Identify and understand issues, problems and opportunities, using effective approaches for choosing appropriate action or resolution
  • Utilize ADP reporting to produce periodic payroll reports and HR reports, as well as custom management reports, upon request

Collaboration

  • Coordinate with internal departments to ensure timely resolution of outstanding issues
  • Provide consultative advice to internal clients on payroll and/or benefit issues

REQUIREMENTS

  • Bachelor’s Degree in Accounting or Human Resources
  • Canadian Payroll Association (CPA) certification
  • A minimum of 7 years experience in processing a full cycle payroll
  • Experience in payroll and benefits administration and processing in a corporate environment with 700+ employees 
  • Subject matter expert on ADP Workforce Now
  • Excellent Microsoft Excel and Google Sheets skills
  • Highly analytical with good knowledge of payroll protocols, laws and regulations as well as payroll tracking, reconciliation and reporting

SKILLS

  • Ability to multitask, prioritize projects and work efficiently to ensure deadlines are met
  • Strong organizational skills and ability to work independently
  • Ability to handle confidential information in a discreet, professional manner
  • Excellent problem solving/judgment skills, and high level of attention to detail and accuracy
  • Positive attitude and ability to establish and maintain cooperative working relationships with others
  • Process improvement mentality and demonstrated resourcefulness 

----------

Relevant de la Gestionnaire des opérations RH, le/la Spécialiste principal(e) de la paie et des avantages sociaux supervise tous les aspects de l’administration de la paie et des avantages sociaux, et veille au respect et à l’audit du Système d'information sur les ressources humaines, de la paie, des avantages sociaux et des activités de fin d’année. Il/Elle est également responsable du développement et de la mise en oeuvre des politiques et procédures appropriées, tout en s’assurant qu’elles sont exécutées correctement et de manière opportune. Le candidat idéal fait preuve de jugement sûr et indépendant et possède une facilité à communiquer avec les employés à tous les niveaux de l’entreprise.  

RESPONSABILITÉS
Administration de la paie

  • Mener les opérations de paie, s’assurant du traitement opportun et précis des écritures de paie, des      relevés d’emploi, des rapprochements et des registres 
  • Effectuer le rapprochement des résultats de paie ainsi que des contrôles pour assurer la précision de la paie 
  • Effectuer le balancement trimestriel des totaux de fin d’année ainsi que le balancement de fin d’année  
  • Soutenir les équipes RH et Finance afin d’assurer l'adhérence aux budgets de paie et d’avantages sociaux, ainsi que toutes considérations en termes de coûts de personnel   
  • Préparer et remettre les retenues, ainsi que tout rapport nécessaire aux tierces parties appropriées      
  • Développer et mettre en oeuvre les politiques et processus de paie appropriés afin d’assurer l’intégrité des données et la conformité     
  • Proposer des solutions novatrices en matière de processus, opérations et politiques afin de tirer pleinement parti des services de la paie  
  • Contrôler le travail du Spécialiste de la paie et agir à titre de mentor pour les autres Audit the work of the Payroll Specialist and mentor other team members

Administration des avantages sociaux

  • Assurer la liaison avec les consultants externes et superviser l’administration et le contrôle de tous les programmes pertinents
  • Assurer l’exactitude de toutes les entrées liées aux avantages sociaux dans le système de la paie 
  • Effectuer le rapprochement trimestriel de tous les avantages sociaux des employés, incluant l’assurance collective, le régime volontaire d'épargne-retraite, l’allocation de marchandise, etc.    
  • Soutenir les requêtes des employés au sujet de l’admissibilité, les requêtes et la participation au programme
  • Superviser et gérer la facturation et le rapprochement des avantages sociaux

Système d'information sur les ressources humaines (ADP)

  • Assurer la précision du système d’information sur les ressources humaines et contrôler les données des employés 
  • Identifier et comprendre les enjeux, les problèmes et les opportunités, se servant d’approches efficaces dans la sélection de résolution ou de mesures appropriées
  • Se servir des rapports d’ADP pour produire des rapports périodiques sur la paie et les ressources humaines, ainsi que des rapports de gestion personnalisés, sur demande

Collaboration

  • Collaborer avec certains départements internes afin d’assurer la résolution opportune d’enjeux en suspens    
  • Offrir conseil aux clients internes en matière de questions sur la paie et / ou les avantages sociaux 

EXIGENCES

  • Baccalauréat en Ressources Humaines ou Comptabilité
  • Désignation Spécialiste en conformité de la paie (S.C.P)
  • Un minimum de 7 années d’expérience avec le traitement d’un cycle de paie complet 
  • Expérience en administration et traitement de la paie et des avantages sociaux dans un environnement corporatif avec plus de 700 employés 
  • Connaissances avancées de ADP Workforce Now
  • Excellentes compétences avec Microsoft Excel et Google Sheets
  • Esprit hautement analytique avec une bonne connaissance des protocoles de la paie, des lois et de la réglementation, ainsi que des suivis, des rapprochements et l’établissement des rapports  

COMPÉTENCES

  • Capacité à gérer plusieurs tâches, d'établir les priorités et travailler de façon efficace afin d’assurer que les délais soient respectés  
  • Solides compétences organisationnelles et capacité à travailler de façon autonome
  • Capacité à traiter de l'information confidentielle de façon discrète et professionnelle   
  • Excellentes résolution de problèmes, bon jugement, et souci du détail 
  • Attitude positive et avenante, apte à établir et à maintenir des relations professionnelles collaboratives 
  • Motivé avec un esprit axé sur l’amélioration des processus   

 //

Want to apply later?

Type your email address below to receive a reminder

Apply to Job // Postuler pour le poste

Error // ErreurRequired field // Champ requis
Error // ErreurRequired field // Champ requis
Error // ErreurRequired field // Champ requis
Error // ErreurRequired field // Champ requis
insert_drive_file
Error // ErreurRequired field // Champ requis
Error // ErreurRequired field // Champ requis
Error // ErreurRequired field // Champ requis
Error // ErreurRequired field // Champ requis
Error // ErreurRequired field // Champ requis