Operational project assistant -Bruxelles

Depuis 2004, I-care Group est le leader international des techniques de maintenance prédictive et de fiabilité.

Avec son siège en Belgique et ses filiales en France, en Allemagne, en Pologne, en Italie, en Suisse, aux Pays-Bas, aux États-Unis, en Australie et en Corée du Sud, avec l’ambition de s’internationaliser davantage, notre équipe de plus de 300 ingénieurs peut servir des clients partout dans le monde.

I-care propose une large gamme de produits, formations et services à forte valeur ajoutée pour prévoir, conseiller et accompagner ses clients industriels dans des plans de maintenance optimisés, la fiabilité des actifs et une disponibilité de la production à coûts maîtrisés en réduisant les risques d'arrêts non planifiés.

Victime de son succès, I-Care propose également aujourd'hui à ses clients, via son département Be Engineer, des services de consultance technique plus généralistes et non nécessairement liés à la maintenance.

Pour un client de la région de Bruxelles, Be Engineer recherche un(e) assistant(e) de projet pour gérer les aspects technico-administratifs:


Description de la mission:
 
Fournir un soutien proactif aux chefs de projet (PL):

  • La coordination et la supervision du cycle de vie d'un projet d'infrastructure (du début à la fin)
  • Effectuer le suivi du projet dans les domaines budgétaire, financier et comptable (y compris la gestion des documents contractuels)
  • Effectuer le suivi de la planification des jalons du projet dans SAP, afin que les PL puissent organiser et réaliser leurs projets aussi efficacement que possible.
  • Effectuer les différentes étapes dans l'outil (SAP PS) pendant toute la durée du projet et réalise, via SAP PS ou Excel Babe, les différents contrôles et suivis liés à ces étapes afin d'obtenir de bons résultats. mise en œuvre du projet dans les différents outils.
  • Être responsable du suivi des procédures d'obtention et de modification des jalons. Cette responsabilité s'accompagne d'un certain nombre de tâches, telles que:

  • Vérifier la bonne intégration du budget dans SAP
  • Vérifier la délivrance de tous les permis
  • Réaliser l'achèvement technique du projet
  • Vérifier la présence du dossier du fabricant
  • Surveiller et traiter les engagements en cours
  • Assurez-vous que les avenues des ordres sont fermées

  • Détecter de manière proactive les projets qui ont connu des retards dans la réalisation des étapes et coordonner les mesures à prendre avec le PL.
  • Coordonner la mise en œuvre et la mise à jour et / ou la vérification des budgets de projet dans les outils (SAP PS, Excel Babe) afin de garantir que l'entreprise puisse suivre l'évolution financière de ses projets.
  • Contrôler la cohérence de la structure budgétaire dans l'outil SAP PS et la modifie si nécessaire.
  • Si nécessaire, détecter et modifie les incohérences lors de la révision des budgets, des mesures, des coûts planifiés et de la planification.
  • Vérifier la présence d'écart d'acquisition et de valeur comptable nette et détecte toute incohérence dans les montants et dans la planification des arrêts.
  • Adapter les budgets / la planification des coûts (plan de réception) à la situation réelle, de sa propre initiative et / ou à la demande du TL / PL et en fonction de l'arbitrage et du contrôle de l'entreprise.
  • Assurez-vous que le budget est établi conformément aux règles de gestion financière.
  • Demander l’accord du PL pour les actions les plus importantes à réaliser dans SAP.
  • Fournir un soutien proactif aux PL afin qu’il puisse gérer plus efficacement les aspects budgétaires, financiers et administratifs ainsi que la planification des projets.

Exigences supplémentaires:

  • Enseignement secondaire supérieur
  • Très bonne connaissance de SAP
  • Bonne connaissance des deux langues nationales
  • Au moins 2 ans d'expérience dans un poste similaire
  • Orienté client.
  • Communication efficace.

Ce que nous offrons:

  • Un environnement de travail ouvert et honnête, où les employés sont valorisés pour leurs intérêts, leur passion et leur engagement.
  • Un plan de croissance et d’apprentissage individuel qui correspond à vos intérêts et qui profite à la fois à l’employé et à l’employeur.
  • Une organisation dynamique et en croissance constante.
  • L’opportunité d’être guidé et coaché en interne pour élargir vos horizons et acquérir des connaissances et des compétences dans un environnement favorable aux employés.
  • Une rémunération attractive et complète selon vos compétences et votre expérience.
  • La meilleure expérience professionnelle de votre vie !

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Missie omschrijving:
 
Proactief ondersteuning geven aan de projectleiders (PL) 

  • de coördinatie en de begeleiding tijdens de levenscyclus van een infrastructuurproject (van begin tot eind)
  • de opvolging van het project op budgettair, financieel en boekhoudkundig vlak (inclusief het beheer van de contractdocumenten)
  • de follow-up van de planning van de mijlpalen van het project in SAP, zodat de PL's hun projecten zo efficiënt mogelijk kunnen organiseren en realiseren.

 
Service beschrijving:
  • Voert volgens de aanwijzingen van de PL tijdens heel de duur van het project de verschillende mijlpalen in de tool (SAP PS) in en realiseert, via SAP PS of Excel Babe, de verschillende controles en follow-ups gelinkt aan deze mijlpalen, teneinde de goede uitvoering van het project in de verschillende tools te waarborgen.
  • Is verantwoordelijk voor de follow-up van de procedures betreffende het behalen en wijzigen van de mijlpalen. Deze verantwoordelijkheid gaat gepaard met een aantal taken, zoals: 

  • De goede integratie van het budget in SAP controleren
  • De afgifte van alle vergunningen controleren
  • De technische voltooiing van het project realiseren
  • De aanwezigheid van het constructeursdossier controleren
  • De openstaande verbintenissen controleren en behandelen
  • Zich ervan vergewissen dat de avenanten van de bestellingen zijn afgesloten

  • Detecteert op proactieve wijze de projecten die vertraging hebben opgelopen inzake het behalen van de mijlpalen en coördineert samen met de PL de te nemen maatregelen.
  • Coördineert het invoeren en het updaten en/of het controleren van de projectbudgetten in de tools (SAP PS, Excel Babe) teneinde te waarborgen dat de business de financiële evolutie van zijn projecten kan volgen.
  • Controleert de coherentie van de budgetstructuur in de tool SAP PS en wijzigt ze indien nodig.
  • Detecteert en wijzigt indien nodig eventuele incoherenties tijdens de herziening van de budgetten, de maatregelen, de geplande kosten en de planning.
  • Controleert de aanwezigheid van goodwill en netto boekhoudkundige waarde en detecteert eventuele incoherenties in de bedragen en de planning van de buitengebruikstellingen.
  • Past de budgetten/kostenplanning (ontvangstplan) aan de werkelijke situatie aan, op eigen initiatief en/of op verzoek van de TL/PL en in functie van de arbitrages en sturing van de business.
  • Ziet erop toe dat de begroting wordt opgesteld in overeenstemming met de regels inzake financieel beheer.
  • Vraagt het akkoord van de PL aan voor de belangrijkste acties die in SAP moeten worden uitgevoerd.
  • Verleent op proactieve wijze ondersteuning aan de PL’s , opdat hij de budgettaire, financiële en administratieve aspecten en de planning van de projecten efficiënter kan beheren.

Bijkomende vereisten:

  • Hoger secundair onderwijs
  • Zeer goede SAP kennis
  • Goede kennis van beide landstalen
  • Minstens 2 tal jaar ervaring in een gelijkaardige functie
  • Klantgericht.
  • Efficiënte communicatie

Wat wij bieden:

  • Een open en eerlijke werkomgeving, waar medewerkers gewaardeerd worden om hun belangen, passie en betrokkenheid.
  • Een individueel groei- en leerplan dat aansluit bij uw interesses en dat zowel de werknemer als de werkgever ten goede komt.
  • Een dynamische en voortdurend groeiende organisatie.
  • De mogelijkheid om intern begeleid en gecoacht te worden om je horizon te verbreden en kennis en vaardigheden te verwerven in een personeelsvriendelijke omgeving.
  • Een aantrekkelijke en volledige beloning op basis van uw vaardigheden en ervaring.
  • De beste werkervaring van je leven!

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