Executive Administrator/Office Coordinator

Niagara 2021 Canada Summer Games

Position: Executive Administrator/Office Coordinator
Reporting to: Chief Executive Officer/Director, Finance, People and Administration
Date Posted: November 29, 2019
Application Deadline: December 15, 2019
Anticipated start date: January 6, 2020

Working a Games, say those who’ve done it, is one of the most rewarding, chaotic, exhilarating, exhausting, challenging, euphoric times of their careers. A role with Niagara 2021 Canada Summer Games is destined to provide all of that, and likely much more. For more specifics about this role and how to apply, please read on.

Overview of the Position
The Executive Administrator/Office Coordinator provides high-level administrative support to the Chief Executive Officer and Board of Directors. In addition, the Coordinator acts as an ambassador to the Games team by welcoming and directing guests, implementing efficient clerical processes, ensuring an adequate inventory of office supplies, and maintaining common/meeting spaces within the workplace.

Key Responsibilities
  • Provide administrative support to the CEO and Board of Directors by maintaining calendars, arranging conference calls and meetings, developing and distributing agendas and minutes
  • Researching, composing, editing, formatting, proofreading and updating a variety of documents including business plans, statistical reports, internal and external communications
  • Maintaining electronic and hardcopy files
  • Responding to public inquiries over the phone and via email and redirecting to other staff, as required
  • Greeting and directing visitors
  • Being the primary point person for building maintenance, mail, couriers, supplies, groceries, invoices, and general errands
  • Maintaining common spaces in terms of supplies, tidiness, equipment, etc.
  • Executing all responsibilities in a manner which is consistent with the Mission, Vision and Values of the Niagara 2021 Canada Summer Games
  • Other duties as reasonably required. Due to the nature of our organization, and especially so during the time leading up to, and during the actual Games, all staff will be required to act in capacities beyond their formal job description. These will always be reasonable however the expectation is that staff will step up in ways that may not normally be expected of them
  • Flexibility to work some evenings, weekends and holidays
  • Must be legally entitled to work in Canada
  • May be subject to a criminal record check and/or other background checks

Qualifications
  • Diploma or Certificate in Business Administration, Office Administration, Communications or a related field
  • Three (3) or more years of experience as an office administrator or executive assistant
  • Strong verbal and written communication skills
  • Proficient skills in document creation, formatting, and editing
  • Experience with Gmail, Google Calendar, Google Drive, Docs, Sheets, Slides, etc. (or equivalent MS Office programs)
  • Ability to exercise sound judgment and discretion. Attention to confidentiality of business data and personal information of employees and executives
  • Knowledge and experience working in not for profit, events, sports, or a multi-sports Games environment is an asset
  • Bilingualism (French and English) is an asset
  • Demonstrated ability to work in a highly dynamic, deeply collaborative environment, moving seamlessly between and among many simultaneous and concurrent tasks, operations and requests
  • Energetic self-starter; takes initiative and can work with minimum direction and supervision
  • Flexible and strong team orientation and management style, i.e., a highly developed ‘collaboration gene’
  • A creative, innovative bent, with an innate ability to see the glass as perpetually half-full, always looking for the opportunity behind the challenge

Additional Requirements
The 2021 Canada Games Host Society has applied for a grant through the Ontario Job Creation Partnership program to help cover some of the employment costs associated with this position. Candidates must meet the following criteria to be eligible as an OJCP participant:
  • be unemployed (or working less than an average of 20 hours per week) and be a resident of Ontario, Canadian Citizen, or permanent resident
  • have an active EI claim; or
  • have had an EI benefit period that ended within the previous 60 months; or
  • have paid employee premiums in at least 5 of the previous 10 years

Niagara 2021 Canada Summer Games
At the peak of Niagara’s boldest summer yet, more than 5,000 young athletes and their coaches will gather to compete for the podium in Canada’s largest multi-sport event. On its road to glory, this shining generation of hopefuls will leave its mark on our community and on the country – transforming, inspiring, and unifying us all through the power of sport.

As ambassadors of Niagara’s unrivaled warmth and compassion, thousands of volunteers will play host to the nation. The Niagara 2021 Canada Summer Games will celebrate the wonder of sport alongside arts and culture. The Games will honour our indigenous communities, and showcase a remarkable heritage of hard work and innovation in one of the world’s most awe-inspiring destinations.

With world-renowned hospitality, the people of Niagara will welcome visitors from across the country. Spirited events, spectacular entertainment, and the theatre of elite competition will spark new energy in the region as our streets, skies, and waterways shimmer with ceremony and celebration that is befitting of Canada’s best young athletes.

From August 6th to 21st, 2021, Niagara will surge stronger than ever on the national stage. The Games will give rise to a new legacy of ambition, confidence, and compassion that will inspire generations to come.

Applying for this Position
The Niagara 2021 Canada Summer Games Host Society is committed to building a skilled, diverse team reflective of Canadian society. As a result, we promote employment equity and encourage applications from women, Indigenous peoples, persons with a disability or members of a visible minority group and regardless of sexual identity, gender identification or gender expression. 

The Niagara 2021 Canada Summer Games Host Society is an equal opportunity employer. In accordance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act (AODA), individuals requiring accommodation during the application/recruitment process should advise Human Resources so arrangements can be made. All personal information is collected under the authority of the Freedom of Information and Protection of Privacy Act.

We thank all who apply, however, only those selected to proceed in the recruitment process will be contacted. Please click the "Apply" button on the online posting to submit your application via the Google Hire portal. No phone calls or emails please. For more information about the Niagara 2021 Canada Summer Games, please refer to our website: https://niagara2021.ca/.

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Poste : Directeur(trice) exécutif/Coordonnateur(trice) de bureau
Supérieur hiérarchique : Directeur général
Date d’affichage : 29 novembre 2019
Date limite pour la réception des demandes : 15 decembre 2019
Date anticipée du début du contrat : 6 janvier 2019

Ceux qui ont travaillé aux Jeux affirment que c’est l’expérience la plus gratifiante, chaotique, exaltante, épuisante, stimulante et euphorique de leur carrière. Un emploi à Niagara 2021, c’est tout ça et bien plus encore! Pour plus de détails concernant ce poste et comment en faire demande, lisez ce qui suit.
 
Description générale
Le Directeur(trice) exécutif/Coordonnateur(trice) de bureau apporte un appui administratif de haut niveau au Directeur général et au conseil d'administration.De plus, le candidat ou la candidate agit en tant qu’ambassadeur de l’équipe des Jeux, étant responsable d’accueillir et d’orienter les invités, de mettre en oeuvre des processus administratifs efficaces, d’assurer un stock adéquat des fournitures de bureau et de l’entretien des espaces communs et des salles de rencontre. 
 
Responsabilités clés
  • Assurer un soutien administratif au Directeur général et aux membres du conseil d’administration en s'acquittant des tâches suivantes : gérer le calendrier, organiser les appels conférence et les réunions, distribuer les ordres du jour et les comptes-rendus de réunions
  • Faire la recherche, rédiger, réviser, faire la mise en forme et la lecture d’épreuve d’une variété de documents, y compris les plans d’affaires, les rapports statistiques, les communications externes et internes
  • Entretenir les fichiers sous forme électronique et sur papier
  • Répondre aux demandes de renseignement du public, soit au téléphone ou par courriel et les acheminer au personnel approprié tel que requis
  • Accueillir les visiteurs et les orienter
  • Agir comme personne ressource clé en ce qui concerne l’entretien de l’immeuble, le courrier, le service de messagerie, l’épicerie et les commissions générales
  • Voir à l’entretien des fournitures et à la propreté des espaces communs et des équipements  
  • Exercer ses fonctions conformément à la mission, à la vision et aux valeurs des Jeux d’été du Canada Niagara 2021
  • S’acquitter d’autres tâches de façon raisonnable. Compte tenu de la nature de notre organisation, et surtout dans la période précédant et durant les Jeux, tous le personnel des Jeux devra aller au delà de leur description de tâches formelles. Toujours de façon raisonnable, le personnel devra intensifier ses efforts qui normalement ne serait pas exigé d’eux.
  • Doit être disponible à travailler, à l’occasion, les soirées, les fins de semaine et les jours fériés
  • Doit être légalement autorisés à travailler au Canada
  • Pourrait faire l’objet d’une vérification des antécédents criminels ou autre vérification
 
Qualifications
  • Diplôme ou certificat en administration des affaires, administration de bureau ou autres domaines connexes
  • Au moins trois (3) ans d’expérience comme coordonnateur(trice) de bureau ou comme adjointe de direction
  • Excellent communicateur et présentateur (à l’oral comme à l’écrit)
  • Compétences en création de document, mise en forme et révisions
  • Connaissances des programmes Google’s G Suite (par exemple : Gmail, Docs, Slides, Calendar, etc.) ou l’équivalent en Microsoft Office
  • Faire preuve de jugement et de discrétion, respecter la confidentialité des données de l’entreprise et des renseignements personnels du personnel cadre et non cadre
  • Expérience de travail dans le secteur sans but lucratif, événementiel ou sportif ou dans le cadre de jeux multisports, un atout
  • Bilinguisme (anglais et français) un atout 
  • Fait preuve d’un esprit d'initiative, peut travailler seul et s’acquitter des tâches avec un minimum de supervision
  • Style d’encadrement et de gestion flexible et rigoureux (sens de la collaboration très développé)
  • Fait preuve de créativité, d’idées novatrices et d’optimisme ; est toujours à la recherche de possibilités devant les difficultés.
 
Exigences supplémentaires
La société hôtesse des Jeux du Canada 2021 a fait demande de subvention au programme Partenariats pour la création d'emploi pour aider à défrayer les coûts liés à ce poste. Les candidat(e)s doivent répondre aux critères suivants pour être admissibles comme participant au PCEO :
  • Vous devez être sans emploi (ou travailler moins d'une moyenne de 20 heures par semaine), et résider en Ontario, être citoyen canadien ou résident permanent   
  • Vous recevez actuellement des prestations d'assurance-emploi ; ou
  • Votre période d'assurance-emploi a pris fin au cours des 60 derniers mois ; ou
  • Vous avez payé des cotisations d'employés dans au moins 5 des 10 dernières années

Jeux d’été du Canada 2021
La saison estivale 2021 s’annonce des plus prometteuses dans la région de Niagara. Au plus fort de l’été, plus de 5 000 jeunes athlètes et entraîneurs se livreront une chaude lutte pour atteindre le podium lors du plus important événement multisport du Canada. En route vers la gloire, cette génération brillante d’espoir laissera sa marque sur notre communauté et sur le pays grâce au pouvoir transformateur, inspirateur et rassembleur du sport.

En tant qu’ambassadeurs de la bienveillance et de l’hospitalité inégalée de la région de Niagara, des milliers de bénévoles seront les hôtes de la nation. Les jeux d’été du Canada Niagara 2021 célébreront les merveilles du sport aux côtés des arts et de la culture. Les Jeux rendront hommage à nos communautés autochtones et mettront en valeur un héritage remarquable de travail acharné et d’innovation dans l’une des destinations les plus impressionnantes au monde.

La renommée mondiale de l’hospitalité de la région n’est plus à faire et la population de Niagara accueillera chaleureusement des visiteurs de partout au pays. Des événements animés, des divertissements spectaculaires et le théâtre de compétitions d’élites susciteront une nouvelle énergie dans la région alors que nos rues, nos ciels et nos voies navigables scintilleront de cérémonies et de célébrations dignes des meilleurs jeunes athlètes canadiens.

Du 6 au 21 août 2021, la présence de la région de Niagara sera plus forte que jamais sur la scène nationale. Les Jeux créeront un nouvel héritage d’ambition, de confiance et de compassion qui inspirera les générations à venir.

Faire demande pour ce poste
Il faut souligner que la Société hôtesse des Jeux d’été du Canada 2021 entend former une équipe compétente et diversifiée, à l’image de la société canadienne. Par conséquent, nous souscrivons au principe d’équité en matière d’emploi et nous encourageons les femmes, les Autochtones, les personnes ayant un handicap et les membres des minorités visibles à soumettre leur candidature, peu importe leur identité sexuelle ou leur identité ou expression de genre.
 
La Société hôtesse des Jeux d’été du Canada est un employeur respectueux de l’équité en matière d’emploi. Conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO), les personnes nécessitant des mesures d’adaptation pour le recrutement ou pour faire demande devraient en aviser les Ressources humaines pour que les dispositions soient prises. Tous les renseignements personnels sont conservés en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. 

Nous remercions tous les personnes présentant leur candidature ; toutefois nous ne communiquerons qu’avec celles qui seront retenues. Veuillez cliquer “Apply” sur le formulaire en ligne pour soumettre votre candidature via le portail Google Hire. Ne pas communiquer  par téléphone ni courriel. Pour vous renseigner davantage sur les Jeux d’été du Canada Niagara 2021, visiter notre site web: https://niagara2021.ca/fr/.

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