Coordinator, Volunteers

Niagara 2021 Canada Summer Games

Position: Coordinator, Volunteers
Reporting to: Specialist, Volunteers / Manager, Human Resources 
Date Posted: November 29, 2019
Application Deadline: December 15, 2019
Anticipated start date: January 6, 2020

Working a Games, say those who’ve done it, is one of the most rewarding, chaotic, exhilarating, exhausting, challenging, euphoric times of their careers. A role with Niagara 2021 Canada Summer Games is destined to provide all of that, and likely much more. For more specifics about this role and how to apply, please read on.

Overview of the Position
As a key member of the Volunteer Services Team of the Niagara 2021 Canada Summer Games, the Coordinator, Volunteers will work closely with the Volunteer Services Committee and lead Staff to design and implement strategies to recruit, engage, select, train and schedule 4000+ Games-time Volunteers needed to bring the nation’s premiere multi-sport sporting event to life as a dynamic, innovative experience for young athletes, coaches, officials and spectators alike. 

Key Responsibilities
This role will be responsible for, but not limited to, the following:
  • Liaise with staff and volunteer committees to support the design process and implementation of the volunteer program including: recruitment, screening and selection, assignment, orientation and training, scheduling and recognition of 4000+ volunteers
  • Consult and coordinate with staff across the Host Society and volunteer committees in developing  volunteer role descriptions 
  • Assist in building shifts and scheduling volunteers in Games Management System 
  • Work closely with Volunteer Services Committee members leading up to the Games-time; schedule and attend monthly meetings, draft agendas, book meeting space, take meeting minutes, communicate and update Committee members
  • Support the development and implementation of  Volunteer policies 
  • Manage volunteer email inbox; respond to queries from potential volunteer applicants
  • Research and attend events as part of community outreach program to recruit volunteers
  • Coordinate with various functional areas to review volunteer plans for Games-time operations  
  • Support functional areas with special projects and events where volunteer services are required 
  • Manage and support operations at the Volunteer Centre including coordinating volunteer staffing needs to ensure a smooth operation of the Centre
  • Recruit and train Volunteer Centre volunteer staff 
  • Design and coordinate volunteer orientation and training 
  • Support the development of volunteer database and registration program in Games Management System 
  • Manage volunteer database and track metrics 
  • Assist in volunteer uniform distribution
  • Collaborate effectively and continuously liaise and coordinate among and across the functions in order to achieve a cohesive planning and development process in the lead-up to the Games, and support operations and delivery of that plan during the Games
  • Executing all responsibilities in a manner which is consistent with the Mission, Vision and Values of the Niagara 2021 Canada Summer Games
  • Other duties as reasonably required. Due to the nature of our organization, and especially during the time leading up to, and during the actual Games, all staff will be required to act in capacities beyond their formal job description. These will always be reasonable, however, the expectation is that staff will step up in ways that may not normally be expected of them. 

Qualifications
  • A strong customer service focus and ability to problem solve and remain calm during high pressure situations
  • Strong planning, coordination, administrative and organizational skills with exceptional attention to detail 
  • Demonstrated ability to build trust and quality relationships with people at all levels
  • A skilled communicator, including oral and written skills
  • Creative, results-oriented, and able to meet tight deadlines
  • A sense of humor and ability to adapt to ambiguity and change within a Games environment 
  • Knowledge and experience working in not for profit, events, sports, or a multi-sports Games environment is an asset
  • Bilingualism (French and English) is an asset
  • Demonstrated ability to work in a highly dynamic, deeply collaborative environment, moving seamlessly between and among many simultaneous and concurrent tasks, operations and requests
  • Flexible and strong team orientation and management style, i.e., a highly developed ‘collaboration gene’
  • A creative, innovative bent, with an innate ability to see the glass as perpetually half-full, always looking for the opportunity behind the challenge

Other
  • Flexibility to work some evenings, weekends and holidays
  • Must be legally entitled to work in Canada
  • May be subject to a criminal record check and/or other background checks

Additional Requirements
The 2021 Canada Games Host Society has applied for a grant through the Ontario Job Creation Partnership program to help cover some of the employment costs associated with this position. Candidates must meet the following criteria to be eligible as an OJCP participant:
  • be unemployed (or working less than an average of 20 hours per week) and be a resident of Ontario, Canadian Citizen or permanent resident
  • have an active EI claim; or
  • have had an EI benefit period that ended within the previous 60 months; or
  • have paid employee premiums in at least 5 of the previous 10 years

Niagara 2021 Canada Summer Games
At the peak of Niagara’s boldest summer yet, more than 5,000 young athletes and their coaches will gather to compete for the podium in Canada’s largest multi-sport event. On its road to glory, this shining generation of hopefuls will leave its mark on our community and on the country – transforming, inspiring, and unifying us all through the power of sport.

As ambassadors of Niagara’s unrivaled warmth and compassion, thousands of volunteers will play host to the nation. The Niagara 2021 Canada Summer Games will celebrate the wonder of sport alongside arts and culture. The Games will honour our indigenous communities, and showcase a remarkable heritage of hard work and innovation in one of the world’s most awe-inspiring destinations.

With world-renowned hospitality, the people of Niagara will welcome visitors from across the country. Spirited events, spectacular entertainment, and the theatre of elite competition will spark new energy in the region as our streets, skies, and waterways shimmer with ceremony and celebration that is befitting of Canada’s best young athletes.

From August 6th to 21st, 2021, Niagara will surge stronger than ever on the national stage. The Games will give rise to a new legacy of ambition, confidence, and compassion that will inspire generations to come.

Applying for this Position
The Niagara 2021 Canada Summer Games Host Society is committed to building a skilled, diverse team reflective of Canadian society. As a result, we promote employment equity and encourage applications from women, Indigenous persons, persons with a disability or members of a visible minority group and regardless of sexual identity, gender identification or gender expression. 

The Niagara 2021 Canada Summer Games Host Society is an equal opportunity employer. In accordance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act (AODA), individuals requiring accommodation during the application/recruitment process should advise Human Resources so arrangements can be made. All personal information is collected under the authority of the Freedom of Information and Protection of Privacy Act.

We thank all who apply, however, only those selected to proceed in the recruitment process will be contacted. Please click the "Apply" button on the online posting to submit your application via the Google Hire portal. No phone calls or emails please. For more information about the Niagara 2021 Canada Summer Games, please refer to our website: https://niagara2021.ca/.

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Position : Coordonnateur/trice, Bénévoles
Supérieur hiérarchique : Spécialiste, Bénévoles / Gestionnaire, Ressources humaines
Date d’affichage: 29 novembre 2019
Date limite pour la réception des demandes : 15 décembre 2019
Date prévue du début du contrat : 6 janvier 2020

Ceux qui ont travaillé aux Jeux affirment que c’est l’expérience la plus gratifiante, chaotique, exaltante, épuisante, stimulante et euphorique de leur carrière. Un emploi à Niagara 2021, c’est tout ça et bien plus encore! Continuez de lire pour en connaître davantage et comment postuler pour cette offre.

Aperçu du poste
En tant que membre clé de l’équipe des Jeux d’été du Canada Niagara 2021, le coordonnateur/trice, Bénévoles travaille en étroite collaboration avec le Comité des services aux bénévoles et avec le personnel clé dans la création et la mise en oeuvre d’une stratégie permettant de recruter, d’engager, de sélectionner, de former et de céduler les plus de 4 000 bénévoles nécessaires durant la période des Jeux dans le but de bien mener l’événement multisport le plus important au pays et de donner une expérience dynamique et  innovatrice aux jeunes athlètes et entraîneurs ainsi qu’aux spectateurs.

Responsabilités clés
Le titulaire de ce poste sera responsable des tâches suivantes (sans s’y limiter) :
  • Collaborer avec le personnel et les comités de bénévoles dans le développement et la mise en oeuvre du programme des bénévoles y compris le recrutement, la présélection et la sélection, l’affectation, l’orientation, la formation, la programmation des horaires et la reconnaissance des plus de 4 000 bénévoles
  • Consulter avec le personnel de la Société hôtesse et les comités de bénévoles et coordonner la rédaction des descriptions des tâches des bénévoles
  • Aider à mettre sur pied les horaires et les quarts de travail dans le système de gestion de bénévoles 
  • Travailler en étroite collaboration avec les membres du Comité des services aux bénévoles durant la période qui précède les Jeux ; gérer et assister aux réunions, rédiger les ordres du jour, organiser les salles de réunions, rédiger les comptes-rendus des réunions, communiquer avec les membres du comité et les tenir à jour 
  • Appuyer l’élaboration et la mise en oeuvre des politiques en matière de gestion des bénévoles
  • Gérer le compte courriel des bénévoles ; traiter les demandes des candidats éventuels
  • Faire la recherche et participer aux activités communautaires de recrutement des bénévoles
  • Coordonner et réviser la planification des bénévoles et des opérations à travers divers secteurs fonctionnels
  • Appuyer les secteurs fonctionnels dans les projets spéciaux et aux événements où les services des bénévoles sont exigés
  • Gérer et appuyer les opérations du Centre des bénévoles y compris la coordination des effectifs pour assurer le bon déroulement du Centre  
  • Recruter et former le personnel du Centre des bénévoles
  • Concevoir et coordonner l’orientation et la formation des bénévoles
  • Appuyer le développement de la base de données des bénévoles et leur inscription au système de gestion des bénévoles
  • Gérer la base de données des bénévoles et effectuer les suivis
  • Aider à la distribution des uniformes des bénévoles
  • Collaborer efficacement et coordonner de façon continue avec les secteurs fonctionnels pour assurer une planification et un processus cohérents durant la période qui précède les Jeux, et appuyer le fonctionnement et l’exécution de ce plan durant la tenue des Jeux  
  • Exercer ses fonctions conformément à la mission, à la vision et aux valeurs des Jeux d’été du Canada Niagara 2021
  • Exécuter d’autres tâches au besoin. Vu la nature même de notre organisation, et particulièrement durant la période précédant les Jeux et durant leur déroulement, il sera demandé à tout le personnel d’intervenir dans des fonctions qui ne sont pas spécifiquement reprises dans la description de leur poste. Ces demandes resteront toujours pondérées mais nous attendons de nos membres qu’ils soient toujours prêts à accomplir des tâches qui ne devraient normalement pas leur être dévolues. 

Qualifications
  • Capacité avérée à mettre l’accent sur le service à la clientèle, à la résolution de problème et à demeurer calme dans des situations tendues 
  • Solides compétences administratives et organisationnelles en planification et en coordination, et souci du détail exceptionnel
  • Capacité avérée à établir des relations de confiance de qualité avec des personnes de tous les niveaux 
  • Excellentes habiletés à communiquer (à l’oral comme à l’écrit)
  • Faire preuve de créativité, pragmatique et capacité à respecter des délais serrés
  • Avoir un sense de l’humour et capacité à s’adapter à l’environnement dynamique et ambigu des Jeux 
  • Expérience de travail dans le secteur sans but lucratif, événementiel ou sportif ou dans le cadre de jeux multisports, un atout.
  • Bilinguisme (anglais et français) un atout.
  • Capacité avérée à travailler dans un environnement hautement dynamique et collaboratif, en jonglant avec différentes tâches, activités et demandes simultanées et concurrentes.
  • Capacité à travailler dans un encadrement de gestion flexible et rigoureux (sens de la collaboration très développé)
  • Fait preuve de créativité, d’idées novatrices et d’optimisme ; est toujours à la recherche de possibilités devant les difficultés.

Autres
  • Ce poste requiert une certaine flexibilité ; le titulaire peut être appelé à travailler les fins de semaine et congés fériés
  • Les candidat(e)s doivent être légalement autorisé(e)s à travailler au Canada.
  • La personne dont la candidature est retenue doit se soumettre à une vérification de dossier judiciaire et/ou autres vérifications des antécédents.

La société hôtesse des Jeux du Canada 2021 a fait demande de subvention au programme Partenariats pour la création d'emploi pour aider à défrayer les coûts liés à ce poste. Les candidat(e)s doivent répondre aux critères suivants pour être admissibles comme participant au PCEO :
  • Vous devez être sans emploi (ou travailler moins d'une moyenne de 20 heures par semaine), et résider en Ontario, être citoyen canadien ou résident permanent   
  • Vous recevez actuellement des prestations d'assurance-emploi ; ou
  • Votre période d'assurance-emploi a pris fin au cours des 60 derniers mois ; ou
  • Vous avez payé des cotisations d'employés dans au moins 5 des 10 dernières années

Jeux d’été du Canada Niagara 2021
La saison estivale 2021 s’annonce des plus prometteuses dans la région de Niagara. Au plus fort de l’été, plus de 5 000 jeunes athlètes et entraîneurs se livreront une chaude lutte pour atteindre le podium lors du plus important événement multisport du Canada. En route vers la gloire, cette génération brillante d’espoir laissera sa marque sur notre communauté et sur le pays grâce au pouvoir transformateur, inspirateur et rassembleur du sport.

En tant qu’ambassadeurs de la bienveillance et de l’hospitalité inégalée de la région de Niagara, des milliers de bénévoles seront les hôtes de la nation. Les jeux d’été du Canada Niagara 2021 célébreront les merveilles du sport aux côtés des arts et de la culture. Les Jeux rendront hommage à nos communautés autochtones et mettront en valeur un héritage remarquable de travail acharné et d’innovation dans l’une des destinations les plus impressionnantes au monde.

La renommée mondiale de l’hospitalité de la région n’est plus à faire et la population de Niagara accueillera chaleureusement des visiteurs de partout au pays. Des événements animés, des divertissements spectaculaires et le théâtre de compétitions d’élites susciteront une nouvelle énergie dans la région alors que nos rues, nos ciels et nos voies navigables scintilleront de cérémonies et de célébrations dignes des meilleurs jeunes athlètes canadiens.

Du 6 au 21 août 2021, la présence de la région de Niagara sera plus forte que jamais sur la scène nationale. Les Jeux créeront un nouvel héritage d’ambition, de confiance et de compassion qui inspirera les générations à venir.

Faire demande pour ce poste
Il faut souligner que la Société hôtesse des Jeux d’été du Canada 2021 entend former une équipe compétente et diversifiée, à l’image de la société canadienne. Par conséquent, nous souscrivons au principe d’équité en matière d’emploi et nous encourageons les femmes, les Autochtones, les personnes ayant un handicap et les membres des minorités visibles à soumettre leur candidature, peu importe leur identité sexuelle ou leur identité ou expression de genre.
 
La Société hôtesse des Jeux d’été du Canada est un employeur respectueux de l’équité en matière d’emploi. Conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO), les personnes nécessitant des mesures d’adaptation pour le recrutement ou pour faire demande devraient en aviser les Ressources humaines pour que les dispositions soient prises. Tous les renseignements personnels sont conservés en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. 

Nous remercions tous les personnes présentant leur candidature ; toutefois nous ne communiquerons qu’avec celles qui seront retenues. Veuillez cliquer “Apply” sur le formulaire en ligne pour soumettre votre candidature via le portail Google Hire. Ne pas communiquer  par téléphone ni courriel. Pour vous renseigner davantage sur les Jeux d’été du Canada Niagara 2021, visiter notre site web: https://niagara2021.ca/fr/.

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