Vice-Président Immobilisation / Vice President Real Estate

*** English will Follow ***

Le Vice-Président immobilisation est responsable de la gestion de tout ce qui concerne la location. Il doit avoir une connaissance approfondie du portfolio des emplacements à travers le Canada et travailler en étroite collaboration avec les équipes de gestion de toutes les divisions du client. 

L’une des principales tâches sera d’élaborer et de garder un avantage concurrentiel basé sur l’immobilier en tenant compte des emplacements et des termes de location. Il doit superviser la gestion de l’équipe de soutien de l’administration des baux. Il doit aussi travailler en étroite collaboration avec les autres départements, particulièrement ceux des finances. 

Le Vice-Président immobilisation assurera la supervision de tous les projets de construction et de planification de magasin tel que requis par la compagnie.

Principales responsabilités
  • Se charger de toutes les négociations de baux comprenant le développement de nouveaux sites, les acquisitions, la relocalisation de magasins, le renouvellement ou l’extension de baux ainsi que la résiliation de baux. S’assurer que l'entreprise négocie avec succès des taux de location compétitifs basés sur le marché;
  • Diriger les négociations de baux en collaboration avec les conseillers juridiques externes, les locateurs et la haute direction dans le but d’appliquer rigoureusement les termes contractuels;
  • En collaboration avec les conseillers juridiques externes, promouvoir l’élaboration, la normalisation et la mise à jour de tous les modèles de documents légaux, en français et en anglais, comprenant les offres de bail, les baux, les extensions de bail, les avis d’option de renouvellement et tous autres lettres requises en conformité avec les exigences de droit commun et de droit civil;
  • S’assurer que toute l’information concernant les baux est exacte et à jour et distribuée aux gestionnaires des opérations bien en avance afin to pouvoir élaborer en temps opportun des stratégies et des plans d’actions à travers tout le réseau;
  • Collaborer avec les Opérations afin de maximiser l’empreinte du réseau dans les nouveaux marchés et les marchés existants tout en respectant les forces et les différences des bannières. Prendre l’initiative de recommander certaines opportunités commerciales, lesquelles contribueront soit à la croissance du réseau, soit à l’amélioration des emplacements actuels;
  • Superviser le maintien, l’entretien et la synchronisation des documents relatifs aux baux du département et de la base de données de location : logiciel de Gestion Immobilière Space, fichiers électroniques des installations centrales et les copies papier des dossiers;
  • En collaboration avec l’équipe d’administration des baux, surveiller les problèmes comptables émanant de paiements de loyers, y compris les facturations mensuelles, les rapports de ventes mensuels, le calcul et le paiement du pourcentage de location, la vérification des conciliations annuelles et tout autre forme de révision périodique requise par le département des finances;
  • Être une ressource pour le département des finances afin de fournir des statistiques trimestrielles, semestrielles ou annuelles concernant les ventes des magasins, le nombre de magasins, les ouvertures et les fermetures, les nouveaux contrats de location ainsi que les dépenses en immobilisations régulières et contractuelles exigées par l’unité opérationnelle;
  • Être le point de contact lors de négociations pour résolution de conflits avec les locateurs et les courtiers;
  • Aider à la préparation des documents de projets immobiliers pour la réunion mensuelle du Comité exécutif afin d’obtenir l’approbation des projets et de leurs dépenses en immobilisation;
  • Réviser le matériel de présentation des activités immobilières préparé par les gestionnaires de l’unité opérationnelle et le département des finances afin d’obtenir les approbations des projets et des dépenses en immobilisations et ce, avant la réunion mensuelle du comité exécutif;
  • Participer aux activités de réseautage et aux forums sur le développement des affaires. Surveiller les activités immobilières locales et nationales;
  • Développer une expertise approfondie des tendances du marché en lien avec la location dans le commerce de détail;

Planification et construction de magasin
  • Jouer un rôle important dans la planification des futurs magasins et de leurs normes;
  • Gérer les relations avec les designers immobiliers externes; coordonner leurs travaux selon les besoins; développer des concepts de magasin novateurs;
  • Faire preuve d’une solide expérience dans les relations avec les entrepreneurs en construction, y compris la négociation des conditions ainsi que la connaissance des coûts liés à la construction. Assurer la vérification finale de la qualité d’exécution et du respect des contrats;
  • Approuver toutes les demandes de paiement et toutes les factures concernant les dossiers de développement et de permis, les projets de construction et la gestion des installations;
  • Superviser le rôle du technicien des installations en place;
  • Planifier et soumettre les estimés annuels des dépenses en immobilisations et en assurer la budgétisation et la planification;
  • Tenir la haute direction au courant de tous les projets concernant les ouvertures de magasins, les rénovations, les relocalisations, les agrandissements ou les fermetures. Fournir les dates exactes ainsi que les conditions d’ententes, c’est-à-dire la date de prise de possession, les allocations, les périodes d’aménagement, les annexes des travaux des locateurs et des locataires et tout autre mesures incitatives.

Exigences requises
  • Baccalauréat en administration, droit immobilier ou en urbanisme ou toute autre expérience jugée équivalente;
  • 15 années et plus d’expérience dans un poste similaire, soit en location et gestion d’un service immobilier au sein d’un détaillant national;
  • Expérience en négociation immobilière pour tous les types de sites: centre commercial, centrale électrique, administration de bail, négociation, analyse financière et structuration de bail;
  • Expérience dans la supervision d’équipe, y compris le coaching / mentorat;
  • Expérience dans la surveillance de construction de site;
  • Bilingue – français et anglais (parlé et écrits);
  • Bon esprit d’équipe, soit être un joueur d’équipe avec d’excellentes habilités en communication;
  • Capable d’établir d’excellentes relations interpersonnelles à tous les niveaux dans l’organisation;
  • Bon gestionnaire, capable d’être le leader de son équipe;
  • Fortes compétences analytiques;
  • Organisé et portant attention aux détails;
  • Facilité d’adaptation et flexibilité;
  • Autonome et proactif;
  • Habileté à travailler sous pression et gérer les priorités;
  • Une maîtrise approfondie de la suite Microsoft Office, soit Excel, Word, PowerPoint et Outlook;
  • La connaissance du logiciel d’administration de bail.


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Vice President Real Estate
Permanent position
Our client is currently seeking a Vice President Real Estate. The position report to the Senior Vice President and Chief Financial Officer. 

Role

Reporting directly to the CFO, the Vice President Real Estate is responsible for the management of all leasing functions of the company. He/She must have an intimate knowledge of the portfolio of locations across Canada and work in close collaboration with the respective Senior Management teams of all divisions. A primary focus of this role will be to build and maintain a real estate based competitive advantage for NLVG on the strength of its locations and lease terms. Oversee the management and supervision of a Lease Administration support team. Work in close collaboration with other departments, in particular, finance. The Vice-President of Real Estate will also oversee all construction and store planning needs of the company.

Main Responsibilities

  • Undertake all lease negotiations including new site development, acquisitions, store relocations, lease renewals/extensions and lease terminations. Ensure the company successfully negotiates competitive market based rental rates;
  • Lead all lease negotiations in liaison with outside legal counsel, landlords and senior management with the goal of rigorously applying preferred contract terms;
  • Undertake, in conjunction with the outside legal counsel the creation, standardization and updating of all template legal documents in both French and English including Offers to Lease, Leases, Lease Extensions, Option to Renew Notices and any other letters, as required, in accordance with both civil and common law requirements;
  • Insure all lease information is current, accurate and distributed to Business Unit Management leaders well in advance so as to enable timely strategies and plans of action throughout the network;
  • Collaborate with Operations to maximize the network’s footprint respecting the various banners strengths and differences in existing and new markets. Pro-actively recommend commercial opportunities, which will either grow the network or improve current locations;
  • Oversee the retention, maintenance and synchronization of the department’s lease documentation and rental data bases: lease management software (SPACE), electronic folders in a central facilities site and hard copy files;
  • Monitor in conjunction with the Lease Administration team accounting issues related to rental payments, including monthly rental billings, monthly sale reporting, calculation and payment of percentage rent, verification of year-end reconciliations and other periodic forms of rent review required by finance;
  • Act as a resource to the finance department in delivering quarterly, semi-annual or annual statistics relating to store sales, store counts, openings/closures and new lease agreements, contractual CAPEX and CAPEX required by the Business Unit;
  • Act as the main point of contact in conflict resolution negotiations involving landlords and brokers;
  • Review the real estate presentations material prepared by Business Unit Management leaders and Finance prior to their discussion at the monthly Executive Committee to secure overall project and capital expenditure approvals;
  • Participate in networking activities and business development forums. Monitor local and national real estate activity;
  • Maintain a thorough knowledge of market trends in retail leasing.

Construction and Store Planning

  • Play a significant role in the strategic planning of future store facilities and standards.
  • Manage the relationship with external store designers; coordinate designer's work according to the needs; develop innovative retail space concepts.
  • Demonstrate solid experience in dealing with construction contractors, including negotiating terms and conditions and knowledge of construction related costs. Ensure final approval of work execution quality and compliance with contracts.
  • Approve all payment requests and invoices pertaining to development and permit applications, construction projects and facilities management items.
  • Oversee and supervise the role of the current Construction Technician.
  • Plan for and submit annual estimates of mandatory and elective CAPEX spending and ensure proper budgeting and scheduling for same.
  • Inform and keep Senior Management apprised of all projects involving store openings, renovations, relocations, expansions or closings. Provide accurate dates and business terms of deals, e.g. possession dates, allowances, fixturing periods, landlord’s and tenants’ work schedules, other incentives.

Requirements

  • Bachelor of administration or real estate law or urban planning or any other relevant experience;
  • 15 years and more of prior experience in a similar position or in leasing and management of real estate in a national retailer;
  • Experience in real estate negotiations for all types of sites: mall, power center & strip, lease administration, negotiation, financial analysis & lease structuring;
  • Experience in site construction oversight;
  • Experience in budgeting & reporting;
  • Bilingual – French and English spoken and written;
  • Team player with excellent communication skills;
  • Ability to establish excellent interpersonal relationships at all levels in the organization;
  • Good manager, able to exercise leadership on his team by coaching and mentoring;
  • Strong analytical skills;
  • Organized and detail-oriented;
  • Adaptability and flexibility ;
  • Proactive, autonomous; a self-starter;
  • Ability to work under pressure and balance multiple deliverables;
  • Knowledge of MS suite of software including Outlook, Word, and PowerPoint;
  • Knowledge of lease administration software.

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